Politique de confidentialité

1. La personne responsable de la protection des renseignements personnels

1.1 Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de la présente politique et traite vos demandes.

1.2 Charyl Ossey, responsable de la protection des renseignements personnels.
57 A, rue du Pont, Bedford (Québec) J0J 1A0
Courriel : c.ossey@pharmaflow.ca
Téléphone : 514 880-1147

2. Les lois qui s'appliquent

2.1 Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25.

2.2 Ailleurs au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

2.3 Pour les personnes résidant dans l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données. En cas d'incompatibilité avec la présente politique, il prévaut pour ces personnes.

2.4 Pour les résidents de l'État de Californie, la California Consumer Privacy Act. En cas d'incompatibilité, elle prévaut pour ces personnes.

3. Les renseignements que nous recueillons

3.1 Recueillis automatiquement lorsque vous visitez le site. Adresse IP, localisation approximative déduite de celle-ci, type d'appareil, système d'exploitation et navigateur, pages consultées, liens cliqués, date et durée de la visite, site d'origine. Ces renseignements servent la sécurité du site et, lorsque vous y consentez, la mesure d'audience.

3.2 Recueillis lorsque vous nous les fournissez. Prénom et nom, courriel, numéro de téléphone, adresse postale, entreprise et fonction, renseignements de facturation et de paiement, contenu de vos messages, documents que vous déposez, ainsi que les renseignements nécessaires à un mandat ou à un programme donné.

3.3 Pour les candidats aux programmes de formation. Parcours scolaire et professionnel, pièces justificatives, résultats d'évaluation et de simulation, enregistrements de séances lorsque le programme en prévoit. Le détail figure dans les conditions générales publiées sur acterx.net.

3.4 Pour les clients des mandats réglementaires. Les coordonnées des personnes-ressources et les documents d'entreprise requis par le mandat. Ces documents relèvent le plus souvent du secret d'affaires plutôt que du renseignement personnel, et sont traités comme confidentiels dans les deux cas.

3.5 Renseignements sensibles. Nous évitons de recueillir des renseignements sensibles. Lorsqu'un programme ou un mandat l'exige, nous demandons un consentement exprès et distinct, et nous en limitons l'accès aux seules personnes qui en ont besoin.

3.6 Nous ne recueillons que ce qui sert les fins énoncées ci-après. Nous ne recueillons pas de renseignements supplémentaires sans vous en informer au préalable.

4. Pourquoi nous les recueillons

4.1 Répondre à vos demandes et vous transmettre une offre de service.

4.2 Exécuter nos mandats : analyses réglementaires, rédaction de procédures, préparation aux inspections, dossiers d'homologation, systèmes de qualité.

4.3 Ouvrir et administrer votre compte, donner accès aux plateformes, en assurer le soutien et la sécurité.

4.4 Traiter les commandes, la facturation, les paiements, les livraisons et les retours.

4.5 Gérer l'inscription, le suivi et l'évaluation dans un programme de formation, et délivrer les attestations.

4.6 Vous envoyer, lorsque vous y avez consenti, notre infolettre et nos communications professionnelles. Chaque envoi comporte un lien de retrait.

4.7 Améliorer nos services et nos contenus, à partir de données agrégées ou dépersonnalisées lorsque c'est possible.

4.8 Satisfaire à nos obligations légales, comptables et fiscales, et faire valoir nos droits.

4.9 Nous n'utilisons pas vos renseignements au-delà de ce qui est décrit ici. Un nouvel usage suppose votre consentement, sauf lorsque la loi le permet sans consentement.

5. Votre consentement

5.1 Nous recueillons votre consentement de façon manifeste, libre et éclairée, pour des fins précises, dans des termes simples et clairs. Lorsque plusieurs fins sont en jeu, le consentement est demandé séparément pour chacune.

5.2 Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif sur ce qui a déjà été fait légitimement, et il peut nous empêcher de continuer à fournir un service qui en dépend.

5.3 Nous n'utilisons pas de témoins de mesure d'audience, de ciblage ou de partage social avant votre consentement, recueilli par la fenêtre de consentement du site. Vous pouvez le modifier ou le retirer à tout moment depuis cette même fenêtre.

5.4 Les paramètres de confidentialité de nos plateformes sont réglés par défaut au niveau le plus élevé, sans que vous ayez à intervenir.

6. Traitements automatisés et intelligence artificielle

6.1 Certaines de nos fonctions reposent sur des traitements automatisés, y compris des modèles d'intelligence artificielle, par exemple pour préclasser une demande, produire une première version de document ou signaler une anomalie.

6.2 Aucune décision ayant un effet sur vous n'est prise sur la seule base d'un traitement automatisé sans intervention humaine déterminante. L'admission à un programme, le résultat d'une évaluation, l'acceptation d'une candidature et les conclusions d'un mandat sont revus et arrêtés par une personne.

6.3 Si une décision vous concernant devait néanmoins être fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en informerions au plus tard au moment où elle vous serait communiquée. Sur demande, nous vous indiquerions les renseignements personnels utilisés, les raisons et les principaux facteurs qui ont mené à cette décision, et vous pourriez faire corriger un renseignement inexact, présenter vos observations et demander un réexamen par une personne.

6.4 Nous n'employons ni profilage publicitaire, ni décision automatisée fondée sur des données de localisation ou de comportement à votre insu. Si une technologie de ce type était mise en service, nous vous en informerions et nous vous offririons le moyen de la désactiver.

7. Avec qui nous partageons ces renseignements

7.1 À l'interne. Aux membres de notre équipe qui en ont besoin pour les fins énoncées, chacun étant lié par un engagement de confidentialité.

7.2 À nos fournisseurs. Nous confions certains traitements à des fournisseurs qui agissent selon nos instructions, sans pouvoir utiliser vos renseignements à leurs propres fins. Les catégories concernées sont : l'hébergement du site et des courriels, la gestion de la relation client et de l'espace client sécurisé, confiée à SuiteDash, l'automatisation des échanges entre nos outils, le traitement des paiements, l'envoi de nos courriels et de notre infolettre, le clavardage d'assistance, le consentement aux témoins, la mesure d'audience lorsqu'elle est activée, et la plateforme de formation. Nous pouvons vous nommer sur demande le fournisseur précis d'une catégorie.

7.2.1 L'espace client sécurisé. Nos clients disposent d'un espace sécurisé, accessible à l'adresse portal.pharmaboard.ca et distinct du site public, pour échanger les documents d'un mandat, en suivre l'avancement et consulter leur facturation. Il repose sur la plateforme SuiteDash. Les renseignements qui y circulent sont : les coordonnées des personnes désignées par le client, les documents qu'il dépose, les échanges tenus dans l'espace, et les journaux de connexion nécessaires à la sécurité. Nous demandons à nos clients de ne pas y déposer de renseignements permettant d'identifier un patient, à moins que le mandat ne l'exige et que les modalités en aient été convenues par écrit.

7.3 À un partenaire, avec votre accord. Lorsqu'un programme est financé ou commandité par un tiers, les renseignements qui lui sont transmis, et le consentement demandé pour ce faire, sont décrits dans les conditions générales du programme.

7.4 Autres communications. Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous ne les communiquons à un tiers que dans les cas suivants : lorsque la loi l'exige, dans le cadre d'une procédure judiciaire, pour établir ou protéger nos droits, ou à un acquéreur éventuel de l'entreprise, celui-ci étant alors tenu aux mêmes obligations de confidentialité.

7.5 Un tiers n'a accès qu'à ce qui est raisonnablement nécessaire à la fin poursuivie.

7.6 Si vous suivez un hyperlien vers un autre site, ce site a ses propres pratiques, dont nous ne répondons pas.

8. Communication de renseignements à l'extérieur du Québec

8.1 Certains de nos fournisseurs sont établis à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, et vos renseignements peuvent y être hébergés ou traités.

8.2 Avant une telle communication, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme la loi l'exige. Nous examinons la sensibilité des renseignements, les fins du traitement, les mesures de protection du fournisseur et le régime juridique du pays d'accueil.

8.3 La communication n'a lieu que si les renseignements y bénéficient d'une protection adéquate, et elle est encadrée par un contrat écrit prévoyant la confidentialité, la sécurité, l'usage limité et le sort des renseignements à la fin du contrat.

8.4 Cela vise notamment la plateforme de notre espace client sécurisé, SuiteDash, et les outils d'automatisation qui relient nos systèmes entre eux.

8.5 Vous pouvez nous demander où sont hébergés les renseignements qui vous concernent.

9. Combien de temps nous les conservons

9.1 Nous ne conservons vos renseignements que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons.

9.2 Compte client ou candidat. Pendant la relation, puis trois ans après le dernier échange, ce qui correspond au délai de prescription civile applicable au Québec.

9.3 Pièces comptables, factures et registres fiscaux. Six ans après la fin de l'année d'imposition concernée, comme l'exige la législation fiscale.

9.4 Dossiers de formation et attestations. Aussi longtemps que nécessaire pour attester du parcours suivi, notamment à la demande du candidat ou d'un ordre professionnel.

9.5 Enregistrements de séances. Selon les modalités et les délais prévus aux conditions générales du programme concerné.

9.6 Candidatures spontanées et postulations. Un an, sauf si vous consentez à ce que nous les gardions plus longtemps.

9.7 Journaux techniques et de sécurité. Douze mois.

9.8 Registre des incidents de confidentialité. Cinq ans au minimum à compter de la date où nous avons pris connaissance de l'incident, comme l'exige le règlement applicable.

10. Comment nous les protégeons

10.1 Les échanges avec le site et les plateformes sont chiffrés au moyen du protocole de sécurité de la couche transport.

10.2 L'accès est réservé aux personnes autorisées, par comptes nominatifs et mots de passe, avec les droits strictement nécessaires à leur rôle.

10.3 Notre personnel et nos sous-traitants sont liés par des engagements de confidentialité dont le manquement entraîne des conséquences.

10.4 Malgré toutes les précautions raisonnables, aucun système relié à Internet n'est parfaitement sûr. Nous ne pouvons garantir la sécurité de vos renseignements au-delà de ce qui est raisonnablement praticable.

11. En cas d'incident de confidentialité

11.1 Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, qu'ils présentent ou non un risque de préjudice sérieux.

11.2 Lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons promptement la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, nous prenons les mesures pour diminuer le risque et éviter que l'incident ne se reproduise.

11.3 L'avis aux personnes concernées décrit les renseignements visés, les circonstances, les mesures prises et les coordonnées à qui s'adresser.

12. Vos droits

12.1 Accès. Obtenir confirmation que nous détenons des renseignements sur vous et en recevoir communication.

12.2 Rectification. Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, et faire supprimer un renseignement recueilli sans droit.

12.3 Retrait du consentement. Retirer votre consentement à une collecte, à un usage ou à une communication.

12.4 Portabilité. Recevoir, sur demande, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander qu'ils soient transmis à un tiers.

12.5 Cessation de diffusion et désindexation. Demander que cesse la diffusion d'un renseignement vous concernant, ou que soit désindexé un hyperlien qui y donne accès, dans les cas prévus par la loi.

12.6 Explication d'une décision automatisée. Dans les conditions décrites à l'article 6.

12.7 Plainte. Adresser une plainte à notre personne responsable, et, si sa réponse ne vous satisfait pas, à la Commission d'accès à l'information du Québec.

13. Comment exercer vos droits

13.1 Écrivez à Charyl Ossey, responsable de la protection des renseignements personnels, à c.ossey@pharmaflow.ca, ou par la poste au 57 A, rue du Pont, Bedford (Québec) J0J 1A0.

13.2 Nous pouvons vous demander de justifier votre identité, uniquement pour éviter de communiquer vos renseignements à quelqu'un d'autre.

13.3 Nous répondons par écrit dans les trente jours de la réception de la demande. Un refus est motivé, avec l'indication de la disposition invoquée et des recours dont vous disposez.

13.4 L'accès et la rectification sont gratuits. Des frais raisonnables peuvent être demandés pour la transcription, la reproduction ou la transmission d'un volume important, après vous en avoir informé.

14. Les témoins de connexion

14.1 Un témoin est un petit fichier déposé sur votre appareil par un site que vous visitez, afin de retenir une information relative à votre navigation.

14.2 Témoins nécessaires. Ils font fonctionner le site : session, panier, sécurité, mémorisation de votre choix de consentement. Ils sont indispensables et ne requièrent pas votre consentement.

14.3 Témoins fonctionnels. Ils retiennent vos préférences, par exemple la langue d'affichage.

14.4 Témoins de mesure d'audience. Ils nous indiquent quelles pages sont consultées, afin d'améliorer la conception et le contenu du site.

14.5 Témoins de ciblage. Ils permettent d'adapter les contenus promotionnels que vous voyez.

14.6 Les témoins des catégories 14.3 à 14.5 ne sont déposés qu'avec votre consentement. Vous pouvez le donner, le refuser, le modifier ou le retirer à tout moment par la fenêtre de consentement du site. Vous pouvez aussi paramétrer votre navigateur pour être averti ou pour bloquer les témoins, ce qui peut réduire la qualité de votre navigation.

14.7 Le détail des témoins réellement déposés, leur fournisseur et leur durée figure dans notre politique de cookies, tenue à jour automatiquement.

15. Respect de la propriété intellectuelle

15.1 Le matériel, les outils et les documents que nous mettons à votre disposition sont protégés. Leur usage est encadré par nos conditions générales et, pour la formation, par celles publiées sur acterx.net.

16. Modifications

16.1 La présente politique peut être modifiée pour suivre l'évolution de la loi, de nos outils ou de nos pratiques de collecte. Nous vous invitons à la consulter de temps à autre. Lorsque la modification est importante, nous en informons les personnes concernées par courriel ou par un avis sur le site.

17. Nous joindre

Turbo Business X ACTeRX Inc., dit Pharmaflow
57 A, rue du Pont, Bedford (Québec) J0J 1A0
Téléphone : 514 880-1147
Courriel général : info@pharmaflow.ca
Protection des renseignements personnels : c.ossey@pharmaflow.ca