Conditions générales

1. Nature de nos activités

1.1 Pharmaflow exerce trois activités distinctes, qui n'obéissent pas toutes aux mêmes règles.

1.2 Les affaires réglementaires et la qualité. Accompagnement en homologation et en maintien de licences, rédaction et révision de procédures normalisées d'exploitation, préparation aux inspections, systèmes de gestion de la qualité, veille et vigilance. Ces prestations sont fournies auprès des organismes de réglementation applicables, notamment Santé Canada et la Food and Drug Administration des États-Unis.

1.3 Les solutions logicielles. Les plateformes et modules de la gamme Pharmaflow, offerts en mode hébergé, par abonnement.

1.4 La formation. Les programmes de formation et de préparation à l'équivalence sont offerts par ACTeRX. Ils sont régis par les conditions générales publiées sur acterx.net, et non par le présent document. En cas de divergence, les conditions d'ACTeRX prévalent pour tout ce qui touche la formation.

2. Ce que nos services garantissent, et ce qu'ils ne garantissent pas

2.1 Pharmaflow s'engage à exécuter ses mandats avec le soin, la diligence et la compétence attendus d'un professionnel de son domaine, selon les règles et les lignes directrices en vigueur au moment de l'exécution.

2.2 Aucune approbation n'est garantie. La décision d'homologuer un produit, de délivrer, de renouveler, de suspendre ou d'annuler une licence, comme la conclusion d'une inspection, appartient exclusivement à l'autorité réglementaire concernée. Pharmaflow ne contrôle ni ces décisions, ni les délais dans lesquels elles sont rendues. Aucune obligation de résultat ne peut donc être déduite du présent document, d'une offre de service, d'un devis ou d'un échange préalable.

2.3 Le titulaire demeure responsable. Le client demeure en tout temps le titulaire de licence, le fabricant, l'importateur, le distributeur ou le professionnel responsable de ses obligations légales et déontologiques. Pharmaflow agit à titre de conseiller et d'exécutant technique. Elle ne se substitue ni au client, ni à sa direction, ni à son personnel qualifié.

2.4 Nous ne donnons pas d'avis juridique. Les analyses, les rédactions et les recommandations de Pharmaflow constituent un accompagnement réglementaire et technique. Elles ne constituent pas un avis juridique et ne remplacent pas la consultation d'un avocat, d'un notaire ou d'un autre professionnel légalement habilité. Elles ne constituent pas davantage un avis médical ou pharmaceutique portant sur un patient donné.

2.5 L'exactitude dépend des informations reçues. Les travaux de Pharmaflow s'appuient sur les documents, les données et les déclarations fournis par le client. Le client garantit qu'ils sont exacts, complets et à jour. Pharmaflow n'est pas tenue de vérifier de façon indépendante l'exactitude de ce qui lui est transmis, sauf lorsque le mandat le prévoit expressément.

3. La banque de procédures normalisées

3.1 Pharmaflow met à disposition des gabarits de procédures normalisées d'exploitation, de politiques et de formulaires, destinés à être adaptés à la réalité de chaque organisation.

3.2 Licence d'usage. L'achat ou l'abonnement donne au client un droit d'usage interne, non exclusif, non transférable et limité à la seule personne morale désignée au contrat, y compris ses établissements. Aucun droit de propriété intellectuelle ne lui est cédé.

3.3 Interdictions. Sont interdits la revente, la sous-licence, la mise à disposition à un tiers, la diffusion publique, le dépôt sur une plateforme accessible hors de l'organisation du client, ainsi que l'intégration dans une offre de service concurrente.

3.4 Adaptation obligatoire. Un gabarit n'est pas une procédure. Il doit être adapté, revu, approuvé et mis en vigueur par le client selon son propre système de gestion de la qualité, puis maintenu à jour. Pharmaflow n'est pas responsable des conséquences de l'usage d'un gabarit laissé tel quel, adapté de façon incomplète, ou appliqué à une activité pour laquelle il n'a pas été conçu.

3.5 Évolution des exigences. Les gabarits reflètent les exigences connues à la date de leur publication. Le maintien à jour du corpus documentaire du client relève du client, sauf lorsqu'un abonnement de mise à jour est souscrit et en vigueur.

4. Les plateformes hébergées

4.1 Droit d'accès. L'abonnement confère un droit d'accès, personnel aux utilisateurs désignés, pour la durée souscrite. Il ne confère aucun droit sur le logiciel lui-même.

4.2 Comptes et mots de passe. Chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité effectuée sous son compte. Le partage d'un compte entre plusieurs personnes est interdit. Tout accès non autorisé doit être signalé sans délai.

4.3 Disponibilité. Pharmaflow met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de ses plateformes, mais ne garantit ni un fonctionnement ininterrompu, ni l'absence d'erreur. Des interruptions peuvent survenir pour l'entretien, la mise à jour, la sécurité, ou du fait d'un tiers, notamment l'hébergeur ou le fournisseur d'accès. Les interruptions planifiées sont annoncées lorsque cela est possible.

4.4 Données du client. Les données que le client verse dans une plateforme demeurent les siennes. Pharmaflow ne les utilise que pour fournir le service, en assurer la sécurité et le soutien, et satisfaire à ses obligations légales. À la fin de l'abonnement, le client peut demander une copie de ses données dans un format d'usage courant, dans les délais convenus.

4.5 Traitements automatisés et intelligence artificielle. Certaines fonctions reposent sur des traitements automatisés, y compris des modèles d'intelligence artificielle. Leurs sorties sont des aides à la décision. Elles doivent être vérifiées par une personne compétente avant tout usage réglementaire, clinique, professionnel ou contractuel. Elles peuvent comporter des erreurs, des omissions ou des formulations inadaptées au contexte. Pharmaflow n'est pas responsable d'une décision prise sur la seule base d'une sortie automatisée sans cette vérification. Lorsqu'une décision concernant une personne est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, cette personne en est informée et dispose des droits décrits dans notre politique de confidentialité.

4.6 Sauvegardes. Des sauvegardes sont effectuées dans le cadre de l'exploitation courante. Elles ne dispensent pas le client de conserver ses propres copies des documents dont la loi ou sa profession lui impose la garde.

5. L'espace client sécurisé

4 bis.1 Objet. Pharmaflow met à la disposition de ses clients un espace client sécurisé, accessible à l'adresse portal.pharmaboard.ca et distinct du site public. Il sert à échanger les documents d'un mandat, à suivre son avancement, à consulter les devis et les factures, et à communiquer avec l'équipe.

4 bis.2 Fourniture par un tiers. Cet espace repose sur la plateforme de notre fournisseur SuiteDash, dont les serveurs se trouvent à l'extérieur du Québec. Les modalités de cette communication sont décrites dans notre politique de confidentialité.

4 bis.3 Accès nominatif. Chaque accès est personnel et nominatif. Le client désigne les personnes autorisées et nous avise sans délai de tout départ. Il est responsable des gestes posés sous les accès qu'il a demandés.

4 bis.4 Documents déposés. Les documents déposés par le client demeurent sa propriété. Ils sont traités comme confidentiels au sens de l'article 11. Le client conserve ses propres copies : l'espace client est un lieu d'échange, pas un système d'archivage réglementaire.

4 bis.5 Renseignements de santé. Le client s'engage à ne déposer aucun renseignement permettant d'identifier un patient, à moins que le mandat ne l'exige expressément et que les modalités de protection en aient été convenues par écrit au préalable.

4 bis.6 Fin de la relation. À la fin du mandat ou de l'abonnement, le client peut demander une copie du contenu de son espace avant sa fermeture, dans les délais convenus.

6. Les produits matériels

5.1 Lorsque des appareils, des consommables ou des ouvrages sont offerts à la vente sur le site, leurs descriptions, illustrations et fiches sont établies avec la plus grande précision possible, sans que Pharmaflow puisse garantir l'exactitude absolue de chaque élément.

5.2 Les produits liés au présent document sont ceux qui figurent sur le site au moment où vous y accédez, y compris ceux annoncés en rupture de stock.

5.3 Garanties. Les garanties commerciales sont vendues séparément et décrites au devis ou à la facture. Les appareils sont garantis un an, selon les conditions qui y figurent. Ces garanties s'ajoutent aux garanties légales prévues par la loi, notamment par la Loi sur la protection du consommateur, auxquelles il n'est pas dérogé.

7. Commandes, prix et paiement

6.1 Les prix affichés sur le site sont en dollars canadiens, avant les taxes applicables, sauf indication contraire.

6.2 Modes de paiement acceptés : carte bancaire, PayPal, Interac en ligne, prélèvement automatique, ainsi que le virement bancaire pour les mandats professionnels.

6.3 En fournissant vos renseignements de paiement, vous confirmez être autorisé à utiliser l'instrument choisi et vous autorisez Pharmaflow à y porter les montants dus.

6.4 Pharmaflow peut modifier, refuser ou annuler une commande lorsque cela s'avère nécessaire, notamment en cas d'erreur d'affichage, de rupture, de doute sur la légitimité du paiement, ou de soupçon de contravention à la loi ou aux présentes conditions. Si le paiement a déjà été traité, il est remboursé intégralement.

6.5 Services. Les services sont facturés selon le devis accepté. À défaut de mention contraire au devis, ils sont facturés en totalité à la commande.

6.6 Retard de paiement. Une facture demeurée impayée à son échéance porte intérêt au taux indiqué sur la facture. Pharmaflow peut suspendre l'accès à une plateforme ou la poursuite d'un mandat après un avis écrit resté sans effet.

8. Abonnements

7.1 Les abonnements sont offerts sur une base annuelle, sauf indication contraire à l'offre.

7.2 Renouvellement. Le renouvellement n'est jamais automatique sans votre accord. Vous êtes informé avant l'échéance et le renouvellement suppose votre confirmation ou votre paiement. Lorsqu'un contrat prévoit expressément un renouvellement de plein droit, cette clause est signalée dans le contrat lui-même et un avis vous est transmis au moins trente jours avant l'échéance.

7.3 Prix. Le prix d'un abonnement est fixe pour la durée souscrite. Une modification ne peut prendre effet qu'au renouvellement suivant et vous est annoncée avant l'échéance.

7.4 Résiliation d'un abonnement. Vous pouvez mettre fin à un abonnement pour l'échéance en cours en nous avisant par courriel ou par courrier recommandé. L'accès est maintenu jusqu'au terme déjà payé et aucun montant n'est remboursé pour la période entamée, sauf disposition contraire de la loi.

7.5 Résiliation d'un mandat de services ou d'un programme. La résiliation avant terme d'un mandat de services professionnels ou d'un programme se fait par courriel ou par courrier recommandé, trente jours ouvrables à l'avance. Le client demeure redevable des travaux réalisés jusqu'à la date effective, au prorata, ainsi que des frais de résiliation anticipée prévus au contrat. Cette clause s'applique aux clients qui contractent dans le cadre de leur entreprise. Elle ne prive aucun consommateur, au sens de la Loi sur la protection du consommateur, des droits que cette loi lui reconnaît.

9. Livraison, remboursements et retours

8.1 Livraison. Lors d'un achat, vous vous engagez à fournir une adresse de courriel valide et une adresse de livraison exacte. Les délais et les frais d'expédition annoncés sont des estimations et peuvent varier en raison de circonstances imprévues. Il vous incombe de surveiller votre mode de paiement et vos avis de livraison.

8.2 Remboursement des produits matériels. Une demande de remboursement est recevable dans les sept jours suivant la réception du produit, lorsque le bien n'est pas conforme à sa description ou qu'il ne fonctionne pas. Elle vise les appareils et leurs consommables. Elle ne couvre pas les dommages causés par une mauvaise utilisation, une chute, un choc, un liquide, une réparation non autorisée ou un usage non conforme au mode d'emploi.

8.3 Contenus numériques et documents. Un gabarit, un document ou un contenu numérique téléchargé ou consulté n'est pas remboursable, sa livraison étant immédiate et définitive. Une erreur de commande signalée avant tout téléchargement est corrigée sans frais.

8.4 Services. Les prestations déjà rendues ne sont pas remboursables. Les heures non entamées d'un mandat interrompu sont créditées ou remboursées, au choix du client, sous réserve de l'article 7.5.

8.5 Retours. Les retours peuvent être faits en personne à nos locaux de Bedford (Québec). Pour un retour par la poste, conservez l'emballage d'origine et apposez l'étiquette d'expédition fournie, à défaut de quoi des frais supplémentaires seront facturés.

10. Propriété intellectuelle

9.1 L'ensemble du contenu publié sur le site appartient à Pharmaflow ou à ses concédants : textes, images, logos, marques, documents, fichiers téléchargeables, structure et présentation.

9.2 Livrables. Les rapports, dossiers réglementaires, procédures et autres livrables produits pour un client lui sont remis pour son usage interne et pour les fins du mandat. Les méthodes, gabarits, outils, grilles et savoir-faire employés pour les produire demeurent la propriété de Pharmaflow et peuvent être réutilisés pour d'autres clients.

9.3 Documents du client. Les documents et les données remis par le client demeurent sa propriété.

9.4 Toute reproduction, diffusion ou exploitation du contenu du site ou des livrables au-delà de ce que permet le présent document requiert notre autorisation écrite.

11. Utilisation acceptable et comptes

10.1 L'âge minimum pour utiliser le site est de 18 ans. En l'utilisant, vous confirmez avoir cet âge. Nous n'assumons aucune responsabilité pour une fausse déclaration d'âge.

10.2 Vous vous engagez à utiliser le site légalement. Sont notamment interdits : harceler ou maltraiter d'autres utilisateurs, violer les droits d'un tiers, porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle, s'introduire dans le compte d'autrui, agir de façon frauduleuse, mener une activité illégale, publier un contenu inapproprié ou offensant, tenter de contourner une mesure de sécurité, extraire massivement le contenu du site par un procédé automatisé.

10.3 Lorsque vous ouvrez un compte, vous êtes seul responsable de sa sécurité et de la confidentialité des renseignements qui y sont rattachés, et vous vous engagez à maintenir vos renseignements exacts et à jour.

10.4 Nous pouvons limiter, suspendre ou résilier un accès en cas de manquement au présent article, et prendre les mesures juridiques nécessaires.

12. Confidentialité des affaires

11.1 Pharmaflow traite comme confidentiels les documents, les données, les formules, les procédés et les informations d'affaires que le client lui confie. Ils ne sont communiqués qu'aux membres de son personnel et à ses sous-traitants qui en ont besoin, tous liés par une obligation de confidentialité.

11.2 Cette obligation ne s'applique pas à ce qui est du domaine public, à ce que Pharmaflow détenait déjà légitimement, ni à ce dont la communication est exigée par la loi, par une autorité réglementaire ou par un tribunal.

11.3 Le client s'engage de la même façon à l'égard des méthodes, des outils et des tarifs de Pharmaflow qui lui sont divulgués.

11.4 Le traitement des renseignements personnels est décrit dans notre politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

13. Responsabilité

12.1 Pharmaflow répond des dommages directs causés par sa faute dans l'exécution de ses obligations.

12.2 Pharmaflow et son personnel ne sont pas responsables des dommages résultant d'une utilisation irrégulière du site ou d'une plateforme, d'une information inexacte ou incomplète fournie par le client, d'une décision d'une autorité réglementaire, du défaut du client de mettre en œuvre une recommandation, d'un usage non vérifié d'une sortie automatisée, ni du fait d'un tiers.

12.3 Pharmaflow n'est pas responsable des dommages indirects, notamment la perte de profits, la perte de clientèle, l'atteinte à la réputation, l'interruption d'activité ou la perte de données lorsque le client n'a pas conservé ses propres copies.

12.4 Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde, et sauf pour ce que la loi ne permet pas de limiter, la responsabilité totale de Pharmaflow à l'égard d'un mandat est limitée au montant des honoraires effectivement perçus pour ce mandat au cours des douze mois précédant le fait générateur.

12.5 Aucune disposition du présent article n'écarte les garanties et les recours que la loi accorde impérativement, notamment au consommateur.

14. Indemnisation

13.1 Vous indemnisez Pharmaflow de toute réclamation, de tout coût et de tout dommage découlant de votre utilisation du site, de votre manquement aux présentes conditions, de l'inexactitude des informations que vous avez fournies, ou de l'usage que vous faites d'un livrable au-delà de ce que permet la licence accordée.

15. Force majeure

14.1 Aucune des parties n'est responsable d'un manquement causé par un événement imprévisible et irrésistible étranger à sa volonté, notamment une catastrophe naturelle, une panne majeure de télécommunications ou d'hébergement, une mesure gouvernementale, une urgence sanitaire, un conflit de travail ou une cyberattaque. Les obligations sont suspendues pour la durée de l'empêchement, et les parties se concertent sur la suite.

16. Notifications par message texte

15.1 En adhérant à notre service de messagerie, vous acceptez de recevoir des messages texte de Pharmaflow. Des frais de message et de données peuvent s'appliquer. La fréquence des messages peut varier.

15.2 Pour vous désabonner à tout moment, répondez STOP. Pour obtenir de l'aide, répondez AIDE ou HELP, ou écrivez à info@pharmaflow.ca.

15.3 Aucun renseignement mobile n'est vendu ni communiqué à un tiers ou à un affilié à des fins de marketing. Les données d'adhésion et de consentement liées à la messagerie texte ne sont communiquées à aucun tiers.

17. Loi applicable et règlement des différends

16.1 Les présentes conditions sont régies par les lois applicables au Québec et par les lois du Canada qui s'y appliquent.

16.2 Les parties conviennent de rechercher d'abord une solution négociée. À défaut d'entente, elles peuvent recourir à la médiation avant de saisir les tribunaux.

16.3 Les tribunaux du Québec sont seuls compétents, sous réserve des règles impératives qui protègent le consommateur et des recours ouverts devant l'Office de la protection du consommateur.

16.4 Pour les personnes résidant dans l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données s'applique au traitement de leurs renseignements personnels. En cas d'incompatibilité, ses règles prévalent sur celles du présent document pour ce seul objet.

18. Divisibilité, intégralité et modifications

17.1 Si une disposition du présent document est jugée invalide ou inapplicable, elle est réputée retranchée et les autres dispositions demeurent en vigueur.

17.2 Le présent document, la politique de confidentialité, la politique de cookies et, le cas échéant, le devis ou le contrat signé forment l'entente complète entre les parties. En cas de contradiction, le contrat signé prévaut, puis le devis accepté, puis le présent document.

17.3 Ces conditions peuvent être modifiées pour suivre l'évolution de la loi, de nos services ou de nos usages. Nous vous recommandons de les consulter de temps à autre. Lorsque la modification est importante, nous en informons les clients actifs par courriel ou par un avis sur le site.

19. Nous joindre

Turbo Business X ACTeRX Inc., dit Pharmaflow
57 A, rue du Pont, Bedford (Québec) J0J 1A0
Téléphone : 514 880-1147
Courriel : info@pharmaflow.ca